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Implantación de un archivo electrónico para gestión de Fondos Documentales Científicos

Carmen Gómez Arbide. Técnico en Documentación. cg15316@GalxoWellcome.co.uk
Pilar Vicente Sarmiento. Documentalista.
Marta Díaz Garcia. Jefe Dpto. de Documentación Científica.

 

Resumen:

En el Departamento de Documentación se implantó un sistema de almacenamiento electrónico de los documentos de productos de la Compañía, con el fin de gestionar de un modo automático las respuestas a las consultas sobre dichos productos. Se partió de un volumen inicial de 22.000 artículos científicos y 1.500 cartas estandarizadas de respuesta a las consultas planteadas.

Mediante el sistema elegido se digitalizaron, clasificaron en carpetas similares al archivo físico (Area Terapéutica, Producto, Indicaciones ) e indexaron todos los artículos de los productos; los campos de indexación fueron:

autor, título y fuente de la publicación. En segundo lugar se archivaron, siguiendo el mismo criterio que los artículos, las cartas de respuesta a las posibles consultas; como campos de indexación se tomó el tema de la caria. Por último, se asoció a cada una de las cartas todos los artículos de producto referenciados en las mismas.

Con la implantación del sistema de archivo electrónico se han solucionado las deficiencias que caracterizaban el sistema anterior: reducción de espacio físico, mayor facilidad de búsqueda, acceso simultáneo por varios usuarios al mismo documento, mejora en la conservación del mismo y sobre todo la transmisión de la información por medios electrónicos como E-mail y fax.

Palabras Clave:

Documentos electrónicos, digitalización, archivo electrónico, recuperación de información.

Autor encargado de la presentación:

Carmen Gómez Arbide

Dpto. de Documentación Científica
Laboratorios Glaxo Wellcome
Severo Ochoa, 2 (P.T.M.)
28760 TRES CANTOS (Madrid)
Teléfono: 91 .8070495
Fax: 91 .8070479
E-mail: cg15316@GalxoWellcome.co.uk

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