RESUMEN:

La ponencia expone las experiencias más importantes de la empresa en la implantación del SIAS, las fases que se ejecutan y las condiciones óptimas bajo las que la empresa realiza este trabajo.

Palabras clave: SIAS, Personalización, Implantación, Puesta en Marcha, Formación 

Quiero agradecer en nombre de mi empresa vuestra participación en esta Mesa Redonda y la deferencia con que han considerado deben evaluar nuestro trabajo.

Si alguna experiencia tenemos hoy se resume en todo lo que hemos tenido que hacer para no convertir nuestro producto en un mero artículo empaquetado.

Desde las primeras jornadas de trabajo que llevamos a cabo en el Arnau Vilanova hace ya 6 años nos quedó claro el efecto que tendría aislar en soluciones informáticas independientes circuitos o flujos de funciones dentro de un Hospital. Nos asistió una razón por la que hemos apostado estos años: el paciente y su episodio son únicos independientemente donde se asista.

Desarrollamos un producto que integrara en el Área de Salud todos los Servicios y funciones por los que un paciente tiene que transitar en un momento de su vida sanitaria a través de la Historia Clínica Informatizada y conscientes que también los temas administrativos son importantes, involucramos las áreas de gestión dentro de esas funciones.

A partir del segundo semestre del año 96 comienza la vida del SIAS, un Sistema que aún no se le ve el final, que todos los días se desarrolla por la propia participación de los usuarios, y que en estos momentos se compone de 3360 Tablas, 3500 Procedimientos, 765 Triggers, 1250 Formularios, 205 Módulos y 506 relaciones pero que abarca toda la actividad Sanitaria tanto de Atención Primaria como Especializada y además puede funcionar de manera modular tanto en la Sanidad Pública como en la Privada.

Hoy, el SIAS esta implantado en el Sistema de Sanidad Pública en 2 Hospitales; en centros con patrimonio privado en manos de fundaciones tenemos 2; pertenecientes a organizaciones no lucrativas 1; totalmente privados con las características de un Igualatorio por ejemplo; 1. Otras clínicas privadas de corte quirúrgico y hospitales generales: 5. Negociaciones bastante avanzadas con hospitales de órdenes religiosas: 2.

Nuestro buque insignia; el Hospital de la Ribera en Alcira, Valencia está funcionando exitosamente desde el 1 de enero.

De la mezcla de objetivos y formas de trabajar de los Centros en que hemos instalado la Aplicación se puede inferir esta variada gama de experiencias que queremos compartir.

• Cómo hemos enfrentado la instalación de las aplicaciones en estas instituciones:

El primer paso que se da, es el de organizar una presentación del producto dividida en funciones, para que cada auditorio pueda evaluar el producto en su propia dinámica.

Clasificamos esas funciones en tres grupos:

• Las Clínico administrativas que son las que agrupan todas las tareas que ejecuta el personal de admisión, de hospitalización, de citas, Historia clínica, CMBD, etc.

• Las Gerenciales que agrupan el Cuadro de Mando, la facturación, las estadísticas, la contabilidad, la tesorería y los suministros y almacenes.

• El bloque de funciones Asistenciales que incluye a los médicos, enfermeras, farmacéuticos, biólogos, radiólogos, etc.

Con detenimiento, se enfrentan por primera vez a todas las funciones del SIAS y se les explican las parametrizaciones posibles en el Sistema, se toman todas las primeras impresiones y de ese encuentro se obtiene lo siguiente:

• El grado de informatización actual del Hospital.

• Las particularidades del Centro respecto a las funciones diseñadas para evaluar el grado de adaptación que tiene el Sistema.

• El estado de los datos, el resto de los sistemas que existen, los requerimientos de integración con ellos que se necesitarían y la magnitud de trabajo de la etapa de traspaso de datos al nuevo sistema.

• Si existe grupo informático, nos hacemos una composición de la autoridad ejecutiva que tiene el área en cuestión y como puede influir en las decisiones funcionales del Centro.

Con este estudio preliminar se obtiene la información para poder realizar una oferta particular al centro.

De esta forma, la empresa sabe y cuantifica el esfuerzo a realizar con criterios objetivos y no interpretativos, y el Hospital posee un presupuesto racional del que disponer basado en datos reales.

Ambos sabemos a lo que nos enfrentamos y el tiempo que vamos a invertir en lograr las adaptaciones que requiera el Sistema, se puede evaluar su coste y se pueden establecer las prioridades que tenga la Dirección en esta fase, porque se conoce de antemano a donde se llegará independientemente de las etapas en las que se quiera dividir el proyecto.

Una de las primeras tareas que se ejecutan antes de iniciar los trabajos de la personalización del Sistema es realizar por áreas, un estudio detallado de las funciones que se realizan en el Hospital.

En este estudio se recogen todas las sugerencias de los usuarios contactados, tanto las de forma como las de contenido, se le explican sobre el Sistema las alternativas que tiene y si mantiene su posición la inventariamos.

Como pueden imaginar hay listados llenos de sugerencias. Todos los que estamos en el sector conocemos que estas son ideas que generalmente acaban de surgir de la mente del usuario.

La Gerencia del Hospital establece las prioridades, se planifica el trabajo, se cierra finalmente el presupuesto y se inicia el trabajo de programación de adaptaciones en cada una de las áreas por las que se va a empezar la implantación del Sistema.

• En síntesis para cada centro sanitario conformamos un equipo integrado por analistas, programadores y formadores de nuestra empresa que se integran de lleno con nuestro cliente y estudian profundamente sus necesidades.

Partiendo de una estrategia por etapas, se desarrolla una estrategia particular, teniendo en cuenta las prioridades y requerimientos de cada área, el nivel de informatización que en ese momento se tenga, el estado de los datos existentes y el grado de conocimiento informático de su personal.

Nuestra aplicación se personaliza según las peculiaridades y requerimientos de cada centro, además de conectarse a sistemas departamentales existentes. La determinación de las adaptaciones es una etapa larga y delicada en la que cada usuario final se involucra y se comienza a ver reflejado, tomando la aplicación o la parte de ella que utilizará como suya propia.

En este punto debemos tocar otro tema de mucha importancia. El vínculo entre los procedimientos organizativos existentes en el hospital y la informática.

En el momento en que hemos dado a cada área de manera sistematizada toda la información que debe dar al Sistema para satisfacer la etapa inicial de codificaciones, ha surgido toda la gama de ausencias y paliativos que podamos imaginar.

Sin dudas que estas ausencias han socavado la funcionalidad de esos Hospitales y en ese instante la disyuntiva es que si no se realiza un trabajo en esta dirección también minarán los resultados de cualquier Sistema Informático que se implante.

Si nos dejamos llevar por los impulsos comerciales y nos olvidamos de todos los preceptos tecnológicos que existen, estaremos siendo simplemente indolentes.

Hay una facultad innata en nuestra profesión de informáticos y es la de sistematizar, resumir y adaptar. Nuestra experiencia nos ha dicho que perdemos todos los esfuerzos que hagamos para que el SIAS funcione adecuadamente si no atendemos estos problemas cuando los detectamos.

En muchos casos este trabajo va más allá de ser un proceso informático y requiere de asesorías en tareas de recolección, estandarización, sugerencias y organización de información, optimización de procesos y circuitos de trabajo.

Permítanme dedicarle ahora unos segundos a hablar sobre las tareas de formación del usuario.

Para Biocon esta formación tiene dos grandes destinos, el Administrador del Sistema y los jefes de áreas y en el otro, el resto de los usuarios.

Por la formación al administrador del Sistema, se entiende la preparación en aquellas herramientas propias del Sistema, en las estructuras de datos y su integridad, el contenido y especificación de las tablas, etc. El límite de esta preparación lo pone el usuario.

A los usuarios finales de la aplicación, se le imparte un curso de formación que siempre incluye un número de horas en el empleo del Sistema Operativo si son requeridas.

Para nosotros ha tenido un valor inestimable el poder conocer a cada uno de nuestros usuarios finales con "nombres y apellidos", aprender de ellos en esta fase, conocer sus miedos con el ordenador, sus errores y los malos hábitos que adoptan desde el primer día.

El programa de formación se hace coincidir con el plan de instalación de la aplicación en las áreas que inmediatamente después empezarán a utilizarlo. De esa forma se disminuyen los tiempos que hay entre la formación y el inicio de los trabajos.

En el curso de formación, los datos, el servidor, los pacientes, y todo en general es fantasía, el error no tiene más trascendencia. Hay usuarios que cuando se enfrentan realmente al Sistema el miedo a la realidad, los hace olvidarse de todo lo que han aprendido en el aula de formación.

Para paliar esto, nuestros especialistas permanecen al menos las dos primeras semanas de funcionamiento real junto al usuario a tiempo completo para ayudarlo y auxiliarlo en los errores que pueda cometer, velando con celo que los datos que se están recogiendo en el sistema sean válidos y fidedignos.

Creo que a todos los que estamos aquí nos queda claro la diferencia entre instalar y poner en marcha una aplicación de la complejidad de un HIS.

La puesta en marcha se considera como la fase en que se trabaja junto a los usuarios para obtener del sistema el máximo de resultados, pero no solo en el primer momento, sino de manera sistemática y continuada durante un período importante de tiempo que es proporcional a la maduración del Sistema en el Centro.

De ahí que todos los pasos que necesita la puesta en marcha en cualquier centro sanitario supone la dedicación de una innumerable cantidad de horas de trabajo del personal especializado, pues el propósito es que la informática funcione y que se convierta en la herramienta de trabajo y gestión en ese hospital.

La etapa de mantenimiento y servicios de post venta es otro tema que bien merece una reflexión particular por su importancia y porque el papel que se juega en esta fase es tan importante como el anterior, en este sentido hemos aprendido durante estos años que nuestros clientes necesitan sentir que su sistema robusto y flexible y que está totalmente al servicio de su desarrollo, de su evolución y de su crecimiento, en resumen, que no ha hipotecado el futuro.

El dinamismo con que hemos tenido que realizar este trabajo ha sido posible con las tecnologías actuales de acceso remoto a un coste que en años anteriores sería impensable, y de manera singular, por el conocimiento que hemos adquirido de la problemática individual de cada uno de los centros donde hemos implantado nuestras aplicaciones.

• CONCLUSIONES

Queremos dar en el planteamiento que se trae a este Foro un espacio para que la reflexión y los puntos de vista se encuentren alrededor de una polémica que se vincula, creemos, sobre todos los que de una forma u otra suministramos tecnología informática al Sistema de Salud.

1. Los recursos que tiene que invertir una empresa por desarrollar un Sistema totalmente integrado son mayores que lo que hoy está dispuesto a pagar el mercado.
2. Si no nos sumamos a la tendencia de los sistemas integrados, estamos poniendo en peligro la conexión de las soluciones de hoy con las que habrá dentro de 3 ó 4 años.
3. Dar prioridad a informatizar primero todas las funciones administrativas y gerenciales y finalizada esta etapa comenzar a vincularles soluciones asistenciales es un error estratégico. La informatización debe hacerse Hospital a Hospital cuando menos y no función a función.
4. Aun persiste la idea en muchos de nuestros clientes que las aplicaciones no son un producto tangible. Mientras que al equipamiento y a los Sistemas operativos no se les discute mucho el precio, las aplicaciones son el cajón del sastre que ajusta los presupuestos.
5. Aun para algunos clientes, la informática es un medio más, que hay que optimizar su coste en el momento de su adquisición y no se tiene conciencia de que después, año tras año, será un renglón permanente de gastos del hospital por su mantenimiento.
6. La informática tiene que ser capaz de incidir verdaderamente en los niveles de eficiencia de la gestión del servicio de salud, pero paradójicamente, esto no se resuelve si no es integral y aún el mercado no está preparado para aquilatar este producto en toda su magnitud y pagar por él los valores que permitan su propio desarrollo.

Para nuestra empresa, estos años han sido un reto que se ha podido pasar por el empeño y la vocación real de nuestros accionistas no por un producto, sino por el papel que hay que jugar, y para ello solo vemos como vía, la integridad de las aplicaciones en torno a las funciones sanitarias estableciendo una Historia Única del paciente a lo largo de todo el Sistema de Salud.

Esperamos que todo el desarrollo que ha vivido el mercado hospitalario y las tecnologías informáticas se traduzcan en el empleo de métodos de administración y gestión más eficientes que no riñen para nada con el principio social para los que están diseñados.

Muchas gracias.

Enrique Martínez Nº 29 33204 Gijón. Asturias
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III Congreso Nacional de Informática de la Salud

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