La última década ha sido testigo del nacimiento de nuevas y numerosas formas de cooperación entre organizaciones. Varios factores como la aparición de la nueva economía global y de mercados mas dinámicos, requieren la combinación de varias competencias de una manera flexible y dinámica con objeto de satisfacer los cambiantes requisitos del nuevo mercado. La sanidad como un elemento más del sistema global, no se ha mantenido al margen, sino al contrario, ha visto incrementada la necesidad de interacción entre los distintos actores involucrados en el cuidado de la salud, ya sea dentro o fuera de la organización. La realización de estas necesidades se ha hecho posible gracias a la amplia difusión de Internet y de las facilidades ofrecidas por las redes informáticas y las infraestructuras asociadas a ellas. Gracias a la tecnología, las personas pueden unirse y trabajar dinámicamente en un proyecto común, las organizaciones pueden reestructurase en equipos y dejar que parte de su trabajo se realice como "outsourcing". Lo que es común a todos ellos es la necesidad de tener tareas desarrolladas simultáneamente por varias empresas para obtener una meta común. He aquí donde surge la necesidad de coordinación entre las tareas. En este articulo el termino coordinación indica el trabajo necesario para "poner juntos tareas, secuencias de tareas, grupos de tareas e incluso el trabajo realizado por grandes unidades como subproyectos con objeto de realizar el trabajo".

La capacidad de organizaciones e individuos de manejar la complejidad de la coordinación puede verse aumentada gracias a la tecnología basada en la computación, es decir la utilización de Wf computerizados. Un Wf es "una automatización de un proceso de negocio, en parte o totalidad, durante el cual, sus documentos, información o tareas son pasados de un participante a otro para su utilización de acuerdo a una serie de reglas procedurales". Dada la definición de Wf, definimos un WfMS (Workflow Management System) como el software que ayuda a las organizaciones a especificar, analizar ejecutar y monitorizar Workflows. Actualmente, han sido desarrollados diferentes tipos de sistemas WfMS, ya sea como proyectos de investigación o como productos comerciales. Sin embargo, soportar el flujo de trabajo a través de diferentes organizaciones supone un reto que está solo parcialmente superado por las herramientas existentes. Considerando la complejidad de la coordinación del trabajo a través de organizaciones, la extensión de los WfMS para soportar esta situación es de suma importancia. A partir de ahora, nos referiremos a estos Wf como IOW (Inter-Organizational Workflow).

A nivel internacional existe una asociación sin animo de lucro que trata de unificar todas las iniciativas que giran alrededor de los sistemas de gestión de Wf, la WfMC (Workflow Management Coalition). Esta asociación cuenta con mas de trescientos miembros y desarrolla y promueve el uso de estándares de Wf. El documento más importante en este sentido es el Modelo de Arquitectura de Referencia de Wf. Todas las propuestas y desarrollos en este articulo se ajustan y cumplen los requisitos del modelo de referencia. Esto asegura la coherencia de la iniciativa y su posibilidad de integración con otros IOWs existentes.

En los WfMS uno de los factores más importantes, y que continúa siendo un problema, es la flexibilidad. La flexibilidad se requiere como medio para adaptarse a la evolución de los procesos de negocio, reingeniería de procesos de negocio y para el manejo de excepciones. En los sistemas IOW la flexibilidad toma nuevos significados ya que estos sistemas tienen que responder a necesidades muy variadas y tener en cuenta las diferentes dimensiones que caracterizan las diferentes formas de cooperación. Entre ellas, destacamos las siguientes:

Dada la heterogeneidad de los posibles contextos de uso, en términos de políticas, objetivos, autoridades, consentimientos locales y globales, seguridad, etc., no es posible proporcionar una única visión organizacional de cómo se lleva a cabo el trabajo.

En relación a las diferentes formas de cooperación mencionadas, es necesario distinguir dos casos principales en términos de proceso de negocio:

En ambos casos, las políticas y restricciones, que pueden ser definidas localmente a los actores o globalmente para todos ellos, determinan el grado de libertad de las entidades para organizar parte del trabajo bajo su responsabilidad.

En este apartado presentaremos los elementos principales que cubren el ciclo de vida de un Wf.

Consiste en tres modelos, el de organización, de información y de proceso. El modelo de organización (OM) tiene dos roles. Estructura recursos en clases de objetos que comparten las mismas características y atribuye a cada recurso autorización para ejecutar tareas. El modelo de información (IM) describe la estructura de formularios, documentos y datos que son utilizados y producidos por un Wf. El modelo de proceso (PM) define las tareas que componen el Wf, su coordinación y la información y recursos involucrados en cada una de ellas.

Para definir un Wf necesitamos lenguajes para expresar los tres modelos descritos anteriormente. El IM se suele describir con un lenguaje de descripción de datos (Entidad-Relación, Relacional o de Objetos). Normalmente el OM se suele "mapear" en una base de datos de manera que sea fácilmente accesible por el WfMS, así, ambos modelos, IM y OM, pueden ser descritos con el mismo lenguaje. A veces las políticas de asignación pueden ser expresadas con reglas para añadir mas flexibilidad. Por otro lado el PM debe ser especificado mediante formalismos que permitan expresar comportamiento como Redes de Petri, diagramas de estado y Reglas Activas.

Estos modelos definen como el interprete del WfMS se comporta una vez que un Wf ha sido definido y puesto en ejecución (promulgado). Básicamente el interprete debe decidir basándose en el contexto que tarea realizar (suponiendo que pueda realizar varias), cuando realizarla (en el caso de distintas planificaciones), donde realizar las operaciones asociadas a la tarea y posiblemente por quien (en el modelo "push"). Existen dos modelos de asignación de tareas, el "push" y el "pull". En el modelo "push" el WfMS asigna una tarea a un recurso ejecutor incluso si él no la ha solicitado. En el modelo "pull" las tareas se encolan en listas de trabajo que el recurso ejecutor puede ir solicitando a voluntad.

El contexto de computación en el cual el IOW tiene lugar tiene las siguientes características:

Se presentan dos posibles escenarios representativos de una gran parte de sistemas que además poseen requisitos bastante diferentes.

IOW débil. Se refiere a cooperación ocasional, sin restricciones estructurales, donde los participantes involucrados y su número no están definidos previamente. Organizaciones en el contexto del comercio electrónico suelen entrar en esta categoría.

IOW fuerte. Se refiere a cooperación estructural entre organizaciones basada en una infraestructura bien definida de anterioridad entre las partes involucradas. Esta clase de IOW es necesaria entre organizaciones involucradas en una cooperación a largo tiempo y con una gran interdependencia entre sus procesos de negocio.

Obviamente existe un continuo de escenarios entre estos dos extremos dependiendo del nivel de restricciones estructurales entre las partes, la presencia u otro tipo de interacción entre casos y la naturaleza de esa interacción.

En este articulo se han presentado las bases necesarias para el desarrollo de sistemas de Wf capaz de soportar procesos de negocio que se extienden entre varias organizaciones. El animo del articulo no es proponer una solución final al problema de las IOWs, sin embargo aporta los conocimientos específicos acerca de la complejidad del problema y sugiere un marco de trabajo donde diferentes contribuciones puedan ser comparadas e integradas.

Señalamos la necesidad de adoptar mecanismos de Wf en las organizaciones sanitarias en vías a mejorar la eficiencia del servicio proporcionado, mensurar la calidad y esfuerzo del mismo y controlar efectivamente los canales en los cuales fluye la información sanitaria. Introducimos los distintos requisitos para la posible cooperación entre sistemas de Wf ínter-organizacionales y la necesidad de adecuar estos sistemas a la arquitectura de referencia de las organizaciones de estandarización internacionales.

[1] "Inter-organizational Workflow for Enterprise Coordination"

Divitini, M., Hanachi, C. & Sibertin-Blanc, C. in "Coordination of Internet Agents: Models, Technologies, and Applications", Springer – 369-398.