A. FOLGUERA, N. SANS

En el año 1997 el Hospital Universitari Arnau de Vilanova de Lleida (HUAV) tenia un bajo nivel de informatización el todos los ámbitos no estrictamente sanitarios. El incremento de funciones, de personal y la necesidad de resultados por parte de la dirección hacían cada vez más difícil trabajar sin un soporte electrónico.

Después de un análisis exhaustivo de las necesidades, se decidió el desarrollo de un conjunto de aplicaciones puestas en funcionamiento de manera progresiva con el fin de llegar a informatizar todas las secciones y departamentos del hospital en el ámbito de RRHH.

Valorados los ítems:

Se ha desarrollado un conjunto de herramientas capaces de gestionar de una manera global los RRHH y las relaciones con otras entidades de forma ágil, rápida y segura.

Seguidamente se hace una descripción de las principales aplicaciones que forman el paquete:

Se necesita gestionar los horarios de todo el personal del hospital, así como las presencias en cada servicio. Esto significa que, para cada día del año, a cada una de las personas le asignaremos el tipo de jornada realizada en un servicio.

Esta información tan detallada nos permitirá obtener un resumen de días y/o horas trabajadas, mensual o anualmente agrupados por servicios y categorías.

En nuestro ámbito quien solicita la contratación de un individuo no es quien confecciona realmente el contrato. Para ello se desarrolló esta aplicación, en la cual se registran las solicitudes de contratación manifestadas por las distintas secciones.

Una vez creada, esta solicitud será enviada electrónicamente al programa de contratos.

Es en esta aplicación dónde se confeccionan realmente los contratos a partir de las solicitudes cargadas de la aplicación de solicitud de contratación. El contracto se confecciona automáticamente y permite además la comunicación con las entidades externas para finalizar el proceso.

Permite registrar todo tipo de absentismo laboral. Este utilidad se comunica con el resto de programas para constatar los posibles cambios que se puedan ocasionar, como puede ser finalizar un contrato al alta o apuntar la incidencia en su control horario.

El programa está dividido en dos partes: registro de permisos de formación solicitados para asistir a eventos organizados o no por el centro y organización de eventos tales como cursos, conferencias, etc.

Al igual que en el control de absentismo, se registrará en el control horario del trabajador esta incidencia automáticamente.

Se creó un grupo de trabajo compuesto por personas del equipo directivo, informáticos y usuarios con el fin de definir los requerimientos que debía cumplir el software. Se estudiaron los sistemas de trabajo que hasta entonces se estaban llevando a cabo y se redefinieron algunos de ellos.

El proyecto se dividió en tres fases:

Se confeccionó un prototipo con algunas de las funcionalidades más importantes para analizar el cumplimiento de requerimientos y nivel de satisfacción de los usuarios con la nueva herramienta.

Posteriormente se desarrolló la primera fase y se probó en tiempo real por un grupo de usuarios durante un período de tiempo, se realizaron los cambios oportunos y analizados los resultados obtenidos se decidió seguir con las fases 2 y 3 hasta su completo desarrollo y funcionamiento.

Hasta la fecha y teniendo en cuenta que tenemos resultados desde el año 1998 destacamos:

Sin duda podríamos remarcar que todo el trabajo realizado fruto del esfuerzo de todos los participantes en el proyecto ha sido y está siendo de gran utilidad para todos los usuarios y directivos del centro.

Cabe destacar que el ahorro de tiempo en la ejecución de tareas diarias, el control de la información que se deriva de todos los integrantes del centro y los resultados obtenidos periódicamente por la dirección hace que esta herramienta se haya convertido ya en indispensable en el que hacer cotidiano.

Esta herramienta está evolucionando constantemente a partir de las crecientes necesidades y demandas de los usuarios y responsables, consiguiendo así un programa más robusto, integrado y completo.