I DORRONSORO

La unificación de tres hospitales públicos en uno único supone la oportunidad de aplicar modificaciones innovadoras en la gestión hospitalaria. Con una filosofía de modernización, reingeniería de procesos y mejora de circuitos organizativos, el proceso de fusión se convierte en un momento adecuado para la implantación de las nuevas tecnologías de la información, incluso allí donde siendo más necesario es más difícil incidir: en la práctica clínica diaria.

Esta ha sido la experiencia de los hospitales de Aranzazu ( hospital terciaro con 750 camas) , Gipuzkoa ( hospital terciario de 275 camas) y Amara ( hospital de Media y Larga Estancia de 150 camas) de San Sebastián: tras un período inicial de funcionamiento como complejo hospitalario, al constituirse como hospital único comienzan una profunda transformación de sus unidades administrativas y asistenciales mediante la aplicación de las nuevas TIC.

Uno de los retos más difíciles y complicados de abordar fue el de la Unificación de la Historia Clínica, con un punto de partida que presentaba un 75% de población repetida entre los diferentes hospitales, lo cual presuponía duplicar como mínimo el trasiego de carpetas de no darse una solución informatizada a la problemática.

La cercanía de los hospitales, su antigüedad, la propia historia de asignación de población de referencia dentro de la red sanitaria del Servicio Vasco de Salud – Osakidetza a lo largo de los años, motivó la existencia para un mismo paciente de incluso tres números de historia diferentes con sus carpetas correspondientes.

El reto de la unificación de la HC era por lo tanto no ya un área de mejora sino claramente un problema importante de accesibilidad de información clínica que se debía solucionar. Todo ello, unido a la situación de precariedad más o menos agudizada en las instalaciones de los servicios de Archivos como desgraciadamente ocurre en la mayoría de los hospitales estatales con muchos años de existencia.

Ante este escenario de partida, los objetivos clave marcados a nivel de unificación de historias clínicas fueron los siguientes:

El proyecto fue abordado mediante tres líneas de trabajo a desarrollar en paralelo, cada una de ellas con su responsable concreto:

La decisión tomada pasaba por adecuar el espacio físico del archivo de mayor tamaño ( Hospital de Aranzazu ) y hacer desaparecer en su totalidad mediante su digitalización completa ( excepto placas) el resto de los archivos.

Fue necesaria una redistribución total de los pasivos y fallecidos del archivo de Aranzazu y un expurgo de placas con más de 7 años pertenecientes a historias pasivas. En este punto se rediseñaron asimismo los nuevos circuitos de distribución de HC, pactos de entrega y sistemática de la misma con las diferentes áreas asistenciales del hospital.

La digitalización se realizó de forma completa y sin ningún tipo de expurgo. El volumen fue de 30.000 HC para Amara y de 150.000 HC para Gipuzkoa ( de ellas 130.000 historias activas y 20.000 pasivas). Las historias pasivas de mayor antigüedad ( más de 15 años) de ambos hospitales y que no aportaban valor al conjunto del Archivo se encontraban ya custodiadas externamente para el inicio de esta fase.

Se realizaron los oportunos cruces de información tanto para la detección y depuración de duplicidades existentes en los ficheros origen como para la correlación de diferentes números pertenecientes a una misma persona:

Todo ellos con el objetivo de integrar en lo máximo la información minimizando el impacto de las duplicidades a generar en el proceso de fusión.

Prácticamente la totalidad de los pacientes de Amara ( el 94%) fueron casados con alguna otra historia del hospital, y únicamente para un 18% de las historias del hospital de Gipuzkoa se tuvo que generar un nuevo identificador en el archivo de Aranzazu, completando así el conjunto de HC unificadas del hospital Donostia.

La digitalización de las HC se realizó de forma diferente según el grado de detalle necesario:

En cuanto a la accesibilidad de la HC, destacar que el impulso hacia la historia clínica electrónica había sido uno de los ejes centrales del proceso de integración comenzado en el añ0 1998 en los tres centros hospitalarios, año en el que se unieron como Complejo Hospitalario.

El 100% de los facultativos utilizaba la aplicación CLINIC de acceso electrónico a los episodios asistenciales, accediendo a informes analíticos, radiológicos, de anatomía patológica, así como a los informes de alta y continuidad de cuidados.

Se adaptaron las diferentes vertientes de la aplicación PCH - Puesto Clínico Hospitalario para que de una manera sencilla pudieran acceder a la nueva historia clínica unificada y a sus documentos digitalizados.

La aplicación específica de visualización de historia digitalizada se realizó ya en una versión y filosofía de programación acorde con las nuevas tecnologías para que fuera transportable y compatible con la futura HC electrónica del conjunto de Osakidetza ( proyecto e-Osabide).

Fue tratado como aspecto fundamental dentro de todo el proyecto de unificación de HC. Se realizaron tanto sesiones informativas conjuntas a los diferentes colectivos clínicos del hospital como reuniones particulares con todos y cada uno de los servicios médicos y quirúrgicos.

En este sentido, cabe destacar que la sensibilidad en cuanto a la dificultad de la manipulación de la información clínica en papel en los tres centros era elevada, pues las propias carpetas origen alcanzaban en muchos casos un volumen que dificultaba su adecuado tratamiento.

La formación resultó de cualquier manera sencilla. Prácticamente la totalidad del personal utilizab el ordenador y la extensión de la intranet garantizaba la accesibilidad técnica. Merecieron especial cuidado zonas críticas como bloque quirúrgico de Urgencias y unidades de cuidados intensivos. Los servicios de Urgencias Generales presentaban un grado de informatización tal que en la práctica supuso un área de muy poca presión en todo el proceso.

Todo el proceso, realizado de forma escalonada primero entre los hospitales de Amara y Aranzazu, y posteriormente en Gipuzkoa, supone la consecución de lo siguientes resultados:

El problema físico de manipulación excesiva de papel se ha solucionado mediante la digitalización de las carpetas correspondientes a los hospitales de menor tamaño, y el de la accesibilidad mediante la extensión del uso de la HC electrónica en todo el hospital.

El proyecto ha supuesto la desaparición de los historias clínicas en papel de dos hospitales, solucionando en paralelo un problema grave de Archivos y de manejo de papel en las consultas externas.

Podemos concluir que las nuevas herramientas informáticas ofrecen al profesional clínico una forma de entender los trabajos administrativos muy diferente a la burocracia habitual, de manera que lo que fue duro al principio, ponerse obligatoriamente delante del ordenador, se está convirtiendo poco a poco en una rutina necesaria; cada vez más médicos escriben sus hojas de anamnesis y evolución en el ordenador.

Los factores clave de éxito han sido sin duda fundamentalmente dos, la implicación del profesional clínico, sensible al problema del exceso de papel ya antes del proceso de fusión, y la solución técnica dada mediante la combinación de historia clínica electrónica e historia clínica digitalizada que ha permitido una implantación sencilla y homogénea de mínimos para todo el mundo sin que con ello los servicios más punteros hayan abandonado su línea de informatización total de su historia clínica.